Zásady ochrany osobních údajů ve společnosti KASTT, spol. s r.o.

Zásady ochrany osobních údajů ve společnosti KASTT, spol. s r.o.

Těmito zásadami ochrany osobních údajů (dále je „Zásady“) poskytujeme informace o tom, jak společnost KASTT, spol. s r.o. získává a zpracovává osobní údaje, a to především v souvislosti s objednávkami a dodávkami vzduchotechniky a v rámci své další činnosti, při reklamacích, při uzavírání ostatních odběratelsko-dodavatelských vztahů a při provozu internetových stránek. Zároveň vás informujeme o právech v souvislosti se zpracovanými osobními údaji.

Při zpracování osobních údajů se řídíme platnými právními předpisy, s účinností od 25.5.2018 zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES obecné nařízení o ochraně osobních údajů, (dále jen GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů.

Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s naší výrobní a obchodní činností (především v souvislosti s poptávkami, objednávkami a dodávkami našeho zboží a služeb) a v souladu s vymezeným účelem zpracování.

Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad je účinné zveřejněním na internetové stránce https://www.kastt.cz/.

Doporučujeme Vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Pokud by vám bylo něco nejasné, rádi vám kterýkoliv pojem nebo pasáž vysvětlíme. Případné dotazy prosím směřujte na kontaktní osobu uvedenou v článku 1 níže.

1. Správce vašich údajů, kontaktní osoba

Správcem osobních údajů je KASTT spol. s r.o., adresa: Jižní 870, Hradec Králové 3, 500 03.

Kontaktní údaje na osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů jsou: finance@kastt.cz, tel.: 495 404 060, kontaktní osoba: Ing. Jan Horák

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně. Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

2. Údaje, které zpracováváme, účel a důvod jejich zpracování

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytnout kvalitní dodávky v oblasti naší podnikatelské činnosti a řádně vám doručit objednané zboží nebo provést dílo případně službu či reagovat na vaši poptávku po zboží nebo díla, případně poskytnutí služeb. Je skutečností, že převážnou většinu našich obchodních partnerů tvoří obchodní společnosti, přičemž údaje o právnické osobě nejsou dle nařízení EU osobními údaji.

Pokud se jedná o osobní údaje, pak osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely uvedené v tabulce:

Kastt GDPR tabulka zpracovávaných osobních údajů

3. Vysvětlení k tabulce a zpracováním

Právní tituly – jsou zákonná odůvodnění zpracování a jsou definovány v nařízení GDPR, článcích 6 a 9.

Doba uložení – znamená, po jakou dobu jsme oprávněni nebo povinni vaše údaje zpracovávat a mít je uloženy.

Další příjemci – zde uvádíme, jakým dalším příjemcům údaje předáváme. Pokud je uvedeno „Nejsou“, pak to znamená, že je nikomu nepředáváme.

Zdroj údajů – zde uvádíme, od koho jsme osobní údaje získali. Pokud je uvedeno „Subjekt údajů“, pak to znamená, že jsme je získali přímo od osoby, které se týkají.

Nemáme v úmyslu vaše osobní údaje předávat mimo EU nebo nějaké mezinárodní organizaci. 

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Uzavření nebo plnění smlouvy“, potřebujeme vaše osobní údaje pro uzavření smlouvy a její následné plnění, bez nich není možné smlouvu uzavřít. 

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Právní povinnost“, potřebujeme vaše osobní údaje zpracovávat na základě zákonných požadavků do dobu stanovenou daným zákonem a po tuto dobu toto zpracování nesmíme omezit ani vymazat. 

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze za účely uvedenými v tabulce.

Osobní údaje získáváme přímo od subjektů údajů.

 

4. Údaje, které zpracováváme, účel a důvod jejich zpracování

1. Uzavíraní a plnění smluv na nákup a prodej zboží, poskytnutí služeb a provedení díla

a) Informace v souvislosti s uzavřením smlouvy

Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme v souvislosti s uzavřením smluvního vztahu a které nám sami poskytnete, patří tyto typy osobních údajů:
jméno a příjmení, 
trvalá adresa, 
IČO a DIČ v případě fyzické podnikající osoby

Tyto údaje jsou součástí každé uzavřené kupní smlouvy, rámcové kupní smlouvy, smlouvy o dílo či rámcové smlouvy o dílo. Bez jejich poskytnutí bychom s vámi nemohli smluvní vztah uzavřít.

Důvod (právní základ) proč údaje zpracováváme:
– plnění uzavřené kupní smlouvy, smlouvy o dílo (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst.1 písm. b) GDPR

Osobní údaje zpracováváme po dobu 10 let.

b) Informace v souvislosti s plněním smlouvy

Mezi další typy osobních údajů, které o vás obvykle zpracováváme v souvislosti s plněním smlouvy patří následující:
doručovací adresa, 
údaje o obsahu nákupu a provedených platbách.

Tyto údaje jsou obvyklou součástí každého smluvního vztahu a souvisejícího plnění smlouvy a potřebujeme je pro plnění z uzavřené smlouvy, včetně komunikace s vámi v průběhu vlastního procesu dodávky zakoupeného boží nebo provedeného díla.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
– plnění z uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst.1 písm. b) GDPROsobní údaje zpracováváme po dobu 10 let.

c) Údaje ze vzájemné komunikace

Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s nákupem zboží či poptávkami po zboží, dále údaje související s provedením díla nebo poskytnutí služeb jako např. vyřizování vašich poptávek po určitém zboží, provedení díla nebo poskytnutí služeb, připomínky k poskytovaným plněním, komunikace o doručení zakoupeného zboží nebo realizaci díla, vyřizování reklamačních nároků, pozastávek apod. Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje, které nám sami sdělíte:
jméno a příjmení, fakturační adresa (popř. Odlišná doručovací adresa)
e-mail a telefon
IČO a DIČ v případě fyzické podnikající osoby,číslo vašeho bankovního účtu

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
– vyřizování vašich požadavků při nákupu zboží, realizací díla nebo služby, vyřizování reklamací, odstoupení od smlouvy – tedy úkony související s plněním uzavřené kupní smlouvy nebo smlouvy o dílo, případně poskytnutí služeb (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst.1 písm. b) GDPR

– vyřizování vašich požadavků při projevení zájmu o nákup zboří nebo provedení díla případně poskytnutí služby (poptávky), tedy provádíme opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst.1 písm. b) GDPR.

Osobní údaje zpracováváme po dobu 10 let.

2. Marketingová komunikace na základě uděleného souhlasu

Pokud jste se přihlásili přes webový formulář k odběru novinek, budeme moci vám newsletter zasílat a pro tento účel zpracovávat vaši e-mailovou adresu pouze s vaším předchozím souhlasem.

Osobní údaje (e-mail) začneme zpracovávat až poté co vyplníte do příslušného webového formuláře svůj e-mail pro zasílání newsletteru, budete souhlasit se zpracováním tohoto osobního údaje a následně odběr newsletteru aktivujete a potvrdíte dle instrukcí obsažených v doručené emailové zprávě. Nebude-li zadání odběru newsletteru potvrzeno dle instrukcí obsažených v doručené emailové zprávě do 7 dnů, zadaný e-mail bude bez zbytečného odkladu zlikvidován.

Udělení souhlasu je dobrovolné a již udělený souhlas můžete kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu působí pouze do budoucna a jeho odvoláním tedy není dotčena zákonnost předchozího zpracování osobních údajů založeného na uděleném souhlasu.

Právním základem pro zasílání newsletteru je tedy v tomto případě v souladu s čl. 6 odst.1 písm. a) GDPR váš souhlas.

Osobní údaje získané s vaším písemným souhlasem zpracováváme po dobu platnosti souhlasu (tj. v případě udělení souhlasu se zasíláním newsletteru po dobu 5 let nebo do odvolání souhlasu)

Dále jsme na základě podmínek uvedených v ustanovení § 7 odst.3 zákona o některých službách informační společnosti oprávněni používat vaši elektronickou adresu a telefonní číslo za účelem šíření obchodních sdělení týkajících se našich produktů a služeb obdobných těm, které jsme vám poskytli. Obdobně je našim oprávněným zájmem zpracovávat na základě předchozího kontaktu s vámi osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení a adresa za účelem přímého marketingu.

V obou případech platí, že tak lze činit až do vyjádření vašeho nesouhlasu, resp. vyslovení námitky z vaší strany podle článku 21 odst.2 GDPR.

3. Uzavírání a plnění dodavatelsko – odběratelských vztahů

Pro řádné fungovaní naší společnosti potřebujeme uzavírat takové dodavatelsko-odběratelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. kupní smlouvy o dodávkách materiálu, nájemní smlouvy, smlouvy s externími poskytovateli IT služeb, daňovým poradcem, právními poradci, auditory apod.)

Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (pokud jsou nám poskytnuty, pak identifikační údaje např. jako jméno a příjmení, bydliště, e-mail či telefon, popř. IČO, DIČ fyzické podnikající osoby), které bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním.

V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je:
– plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl.6 odst.1 písm. b) GDPR.

Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování osobních údajů a případné doby pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění.

4. Účetnictví a daně

Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejména o provedených peněžitých úhradách kupních cen za nakoupené zboží a úhradách cen za provedené dílo a poskytnuté služby), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se údaje, které jsou uvedené na fakturách, dodacích listech, příjmových platebních dokladech.

Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny. Tento účel se týká veškerých smluvních vztahů uvedených v těchto Zásadách.

Důvod (právní základ, proč údaje zpracováváme:
– plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl.6 odst.1 písm. c) GDPR

Osobní údaje zpracováváme po dobu zpravidla 10 let od data zdanitelného plnění, není-li v některých případech legislativou vyžadována lhůta delší.

5. Výkon (resp. obhajoba) práv

Pokud by vznikl mezi naší společností a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní údaje zákazníka, údaje o sporném smluvním vztahu, o provedených platbách, údaje z reklamačního řízení, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejich výsledcích.

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů z důvodů tzv. oprávněného zájmu naší společnosti v souladu s čl. 21 GDPR.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
– zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst.1 písm. f) GDPR).

Osobní údaje zpracováváme do doby vyřešení sporu a jeden rok poté.

6. Kamerové záznamy

Pokud nás navštívíte v naší provozovně K Dolíkám 388, 503 11 Hradec Králové, upozorňujeme, že vybrané prostory naší společnosti jsou z bezpečnostních důvodů sledovány a zaznamenávány kamerovým systémem. Tyto prostory jsou viditelně označeny piktogramem kamery a doplněny informacemi vyžadovanými GDPR.

Přístup k těmto kamerovým záznamům je striktně interně omezen a upraven interní směrnicí o ochraně osobních údajů v souvislosti s kamerovým systémem. Kamerové záznamy mohou být předány mimo společnost pouze za stanovených podmínek orgánům Policie ČR v souvislosti s prošetřováním podezření na spáchání trestného činu.

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. námitku proti zpracování vašich osobních údajů z důvodů tzv. oprávněného zájmu naší společnosti v souladu s čl. 21 GDPR.

Důvod (právní základ) proč údaje zpracováváme:
– pro ochranu našich oprávněných práv a zájmů (tento důvod užíváme v souladu s čl.6 odst.1 písm. f) GDPR.

Osobní údaje zpracováváme po dobu 3-5 dnů dle povahy zaznamenávaného prostoru.

7. Soubory cookies

V souladu s ustanovením § 89 odst.3 zák. č. 127/2005 Sb. o elektronických komunikacích v platném znění vás informujeme, že naše internetové stránky využívají pro svoji činnost soubory cookies, tedy že vaše soubory cookies, včetně trvalých zpracováváme. Soubory cookies jsou krátké textové soubory, které internetová stránka odešle do vašeho prohlížeče. Umožňují internetové stránce zaznamenávat informace o vaší návštěvě, například zvolený jazyk a podobně, následující návštěva stránek tak pro vás může být snazší a příjemnější. Soubory cookies jsou důležité, neboť bez nich by procházení sítě internet bylo mnohem složitější.

V rámci nastavení vašeho prohlížeče tak můžete jednotlivé soubory cookies ručně mazat, blokovat či zcela zakázat jejich používání. Pro více informací použijte nápovědu svého internetového prohlížeče. Pokud použití souborů cookies nepovolíte, některé funkce a stránky nemusí fungovat jak by měly.

K personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních médií a analýze naší návštěvnosti využíváme soubory cookies. Informace o tom, jak náš web používáte, sdílíme se svými partnery působícími v oblasti sociálních médií a analýz. Používáním internetových stránek vyjadřujete souhlas s propojením našich služeb: Google, Facebook, Twitter.

Kvůli zobrazení cílené reklamy v rámci reklamních a sociálních sítí na jiných internetových stránkách předáváme těmto reklamním a sociálním sítím údaje o vašem chování na webu; nepředáváme jim však vaše identifikační údaje.

5. Popis práv subjektů údajů

Jako subjekt údajů (fyzická osoba, o níž jsou údaje zpracovávány) máte k vašim osobním údajům tato práva:

6. Způsob výkonu práv

Pokud budete chtít uplatnit některé z těchto práv, můžete si podat žádost tímto způsobem:

Žádost lze podat na sekretariátu společnost, kde bude ověřena vaše totožnost podle občanského průkazu nebo pasu a sdělen termín vyřízení. Bez ověření totožnosti není možné žádost přijmout.

K datu vyřízení vám zde bude po opětovném ověření totožnosti předáno písemné Vyrozumění o výsledku žádosti a související materiály.

Za požadavek na více než jednu kopii jsme oprávněni účtovat poplatek odpovídající administrativním nákladům. 

Úkony spojené s výkonem práv subjektů údajů jsou činěny bezplatně. 

Jsou-li však žádosti shledány jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že se opakují, pak můžeme:

a) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady
b) odmítnout žádosti vyhovět.

Chcete-li podat žádost elektronicky:

a) zašlete ji e-mailem na adresu sekretariat@kastt.cz s platným elektronickým podpisem, bez tohoto potvrzení totožnosti nemůže být uznána.
b) Nebo zašlete z vaší datové schránky do datové schránky crmfamx.

Uveďte do ní:

1) Identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození
2) O výkon, jakého práva žádáte – viz kapitola Popis práv subjektů údajů
3) Upřesnění žádosti – např. v případě opravy údajů
4) Telefon – pro případná upřesnění a domluvu na dalším postupu

V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.