Zásady ochrany osobních údajů ve společnosti KASTT, spol. s r.o.

Těmito zásadami ochrany osobních údajů (dále je „Zásady“) poskytujeme informace o tom, jak společnost KASTT, spol. s r.o. získává a zpracovává osobní údaje, a to především v souvislosti s objednávkami a dodávkami vzduchotechniky a v rámci své další činnosti, při reklamacích, při uzavírání ostatních odběratelsko-dodavatelských vztahů a při provozu internetových stránek. Zároveň vás informujeme o právech v souvislosti se zpracovanými osobními údaji.

Při zpracování osobních údajů se řídíme platnými právními předpisy, s účinností od 25.5.2018 zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES obecné nařízení o ochraně osobních údajů, (dále jen GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů.

Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s naší výrobní a obchodní činností (především v souvislosti s poptávkami, objednávkami a dodávkami našeho zboží a služeb) a v souladu s vymezeným účelem zpracování.

Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad je účinné zveřejněním na internetové stránce https://kastt.cz/.

Doporučujeme Vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Pokud by vám bylo něco nejasné, rádi vám kterýkoliv pojem nebo pasáž vysvětlíme. Případné dotazy prosím směřujte na kontaktní osobu uvedenou v článku 1 níže.

1. Správce vašich údajů, kontaktní osoba

Správcem osobních údajů je KASTT spol. s r.o., adresa: Jižní 870, Hradec Králové 3, 500 03.

Kontaktní údaje na osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů jsou: finance@kastt.cz, tel.: +420 495 404 060, kontaktní osoba: Ing. Jan Horák.

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně. Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

2. Údaje, které zpracováváme, účel a důvod jejich zpracování

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytnout kvalitní dodávky v oblasti naší podnikatelské činnosti a řádně vám doručit objednané zboží nebo provést dílo případně službu či reagovat na vaši poptávku po zboží nebo díla, případně poskytnutí služeb. Je skutečností, že převážnou většinu našich obchodních partnerů tvoří obchodní společnosti, přičemž údaje o právnické osobě nejsou dle nařízení EU osobními údaji.

Pokud se jedná o osobní údaje, pak osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely uvedené v tabulce:

3. Vysvětlení k tabulce a zpracováním

Právní tituly – jsou zákonná odůvodnění zpracování a jsou definovány v nařízení GDPR, článcích 6 a 9.

Doba uložení – znamená, po jakou dobu jsme oprávněni nebo povinni vaše údaje zpracovávat a mít je uloženy.

Další příjemci – zde uvádíme, jakým dalším příjemcům údaje předáváme. Pokud je uvedeno „Nejsou“, pak to znamená, že je nikomu nepředáváme.

Zdroj údajů – zde uvádíme, od koho jsme osobní údaje získali. Pokud je uvedeno „Subjekt údajů“, pak to znamená, že jsme je získali přímo od osoby, které se týkají.

Nemáme v úmyslu vaše osobní údaje předávat mimo EU nebo nějaké mezinárodní organizaci.

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Uzavření nebo plnění smlouvy“, potřebujeme vaše osobní údaje pro uzavření smlouvy a její následné plnění, bez nich není možné smlouvu uzavřít.

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Právní povinnost“, potřebujeme vaše osobní údaje zpracovávat na základě zákonných požadavků do dobu stanovenou daným zákonem a po tuto dobu toto zpracování nesmíme omezit ani vymazat.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze za účely uvedenými v tabulce.

Osobní údaje získáváme přímo od subjektů údajů.

4. Údaje, které zpracováváme, účel a důvod jejich zpracování

4.1 Uzavíraní a plnění smluv na nákup a prodej zboží, poskytnutí služeb a provedení díla

a) Informace v souvislosti s uzavřením smlouvy

Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme v souvislosti s uzavřením smluvního vztahu a které nám sami poskytnete, patří tyto typy osobních údajů:
jméno a příjmení,
trvalá adresa,
IČO a DIČ v případě fyzické podnikající osoby

Tyto údaje jsou součástí každé uzavřené kupní smlouvy, rámcové kupní smlouvy, smlouvy o dílo či rámcové smlouvy o dílo. Bez jejich poskytnutí bychom s vámi nemohli smluvní vztah uzavřít.

Důvod (právní základ) proč údaje zpracováváme:
– plnění uzavřené kupní smlouvy, smlouvy o dílo (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst.1 písm. b) GDPR

Osobní údaje zpracováváme po dobu 10 let.

b) Informace v souvislosti s plněním smlouvy

Mezi další typy osobních údajů, které o vás obvykle zpracováváme v souvislosti s plněním smlouvy patří následující:
doručovací adresa,
údaje o obsahu nákupu a provedených platbách.

Tyto údaje jsou obvyklou součástí každého smluvního vztahu a souvisejícího plnění smlouvy a potřebujeme je pro plnění z uzavřené smlouvy, včetně komunikace s vámi v průběhu vlastního procesu dodávky zakoupeného boží nebo provedeného díla.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
– plnění z uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst.1 písm. b) GDPROsobní údaje zpracováváme po dobu 10 let.

c) Údaje ze vzájemné komunikace

Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s nákupem zboží či poptávkami po zboží, dále údaje související s provedením díla nebo poskytnutí služeb jako např. vyřizování vašich poptávek po určitém zboží, provedení díla nebo poskytnutí služeb, připomínky k poskytovaným plněním, komunikace o doručení zakoupeného zboží nebo realizaci díla, vyřizování reklamačních nároků, pozastávek apod. Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje, které nám sami sdělíte:
jméno a příjmení, fakturační adresa (popř. Odlišná doručovací adresa)
e-mail a telefon
IČO a DIČ v případě fyzické podnikající osoby,číslo vašeho bankovního účtu

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
– vyřizování vašich požadavků při nákupu zboží, realizací díla nebo služby, vyřizování reklamací, odstoupení od smlouvy – tedy úkony související s plněním uzavřené kupní smlouvy nebo smlouvy o dílo, případně poskytnutí služeb (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst.1 písm. b) GDPR

– vyřizování vašich požadavků při projevení zájmu o nákup zboří nebo provedení díla případně poskytnutí služby (poptávky), tedy provádíme opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst.1 písm. b) GDPR.

Osobní údaje zpracováváme po dobu 10 let.

4.2 Marketingová komunikace na základě uděleného souhlasu

Pokud jste se přihlásili přes webový formulář k odběru novinek, budeme moci vám newsletter zasílat a pro tento účel zpracovávat vaši e-mailovou adresu pouze s vaším předchozím souhlasem.

Osobní údaje (e-mail) začneme zpracovávat až poté co vyplníte do příslušného webového formuláře svůj e-mail pro zasílání newsletteru, budete souhlasit se zpracováním tohoto osobního údaje a následně odběr newsletteru aktivujete a potvrdíte dle instrukcí obsažených v doručené emailové zprávě. Nebude-li zadání odběru newsletteru potvrzeno dle instrukcí obsažených v doručené emailové zprávě do 7 dnů, zadaný e-mail bude bez zbytečného odkladu zlikvidován.

Udělení souhlasu je dobrovolné a již udělený souhlas můžete kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu působí pouze do budoucna a jeho odvoláním tedy není dotčena zákonnost předchozího zpracování osobních údajů založeného na uděleném souhlasu.

Právním základem pro zasílání newsletteru je tedy v tomto případě v souladu s čl. 6 odst.1 písm. a) GDPR váš souhlas.

Osobní údaje získané s vaším písemným souhlasem zpracováváme po dobu platnosti souhlasu (tj. v případě udělení souhlasu se zasíláním newsletteru po dobu 5 let nebo do odvolání souhlasu)

Dále jsme na základě podmínek uvedených v ustanovení § 7 odst.3 zákona o některých službách informační společnosti oprávněni používat vaši elektronickou adresu a telefonní číslo za účelem šíření obchodních sdělení týkajících se našich produktů a služeb obdobných těm, které jsme vám poskytli. Obdobně je našim oprávněným zájmem zpracovávat na základě předchozího kontaktu s vámi osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení a adresa za účelem přímého marketingu.

V obou případech platí, že tak lze činit až do vyjádření vašeho nesouhlasu, resp. vyslovení námitky z vaší strany podle článku 21 odst.2 GDPR.

4.3 Uzavírání a plnění dodavatelsko – odběratelských vztahů

Pro řádné fungovaní naší společnosti potřebujeme uzavírat takové dodavatelsko-odběratelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. kupní smlouvy o dodávkách materiálu, nájemní smlouvy, smlouvy s externími poskytovateli IT služeb, daňovým poradcem, právními poradci, auditory apod.)

Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (pokud jsou nám poskytnuty, pak identifikační údaje např. jako jméno a příjmení, bydliště, e-mail či telefon, popř. IČO, DIČ fyzické podnikající osoby), které bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním.

V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je:
– plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl.6 odst.1 písm. b) GDPR.

Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování osobních údajů a případné doby pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění.

4.4 Účetnictví a daně

Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejména o provedených peněžitých úhradách kupních cen za nakoupené zboží a úhradách cen za provedené dílo a poskytnuté služby), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se údaje, které jsou uvedené na fakturách, dodacích listech, příjmových platebních dokladech.

Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny. Tento účel se týká veškerých smluvních vztahů uvedených v těchto Zásadách.

Důvod (právní základ, proč údaje zpracováváme:
– plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl.6 odst.1 písm. c) GDPR

Osobní údaje zpracováváme po dobu zpravidla 10 let od data zdanitelného plnění, není-li v některých případech legislativou vyžadována lhůta delší.

4.5 Výkon (resp. obhajoba) práv

Pokud by vznikl mezi naší společností a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní údaje zákazníka, údaje o sporném smluvním vztahu, o provedených platbách, údaje z reklamačního řízení, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejich výsledcích.

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů z důvodů tzv. oprávněného zájmu naší společnosti v souladu s čl. 21 GDPR.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
– zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst.1 písm. f) GDPR).

Osobní údaje zpracováváme do doby vyřešení sporu a jeden rok poté.

4.6 Kamerové záznamy

Pokud nás navštívíte v naší provozovně K Dolíkám 388, 503 11 Hradec Králové, upozorňujeme, že vybrané prostory naší společnosti jsou z bezpečnostních důvodů sledovány a zaznamenávány kamerovým systémem. Tyto prostory jsou viditelně označeny piktogramem kamery a doplněny informacemi vyžadovanými GDPR.

Přístup k těmto kamerovým záznamům je striktně interně omezen a upraven interní směrnicí o ochraně osobních údajů v souvislosti s kamerovým systémem. Kamerové záznamy mohou být předány mimo společnost pouze za stanovených podmínek orgánům Policie ČR v souvislosti s prošetřováním podezření na spáchání trestného činu.

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. námitku proti zpracování vašich osobních údajů z důvodů tzv. oprávněného zájmu naší společnosti v souladu s čl. 21 GDPR.

Důvod (právní základ) proč údaje zpracováváme:
– pro ochranu našich oprávněných práv a zájmů (tento důvod užíváme v souladu s čl.6 odst.1 písm. f) GDPR.

Osobní údaje zpracováváme po dobu 3-5 dnů dle povahy zaznamenávaného prostoru.

4.7 Soubory cookies

Co jsou cookies

Cookies je krátký textový soubor, který lze při prohlížení určité webové stránky nebo reklamy a po vašem souhlasu uložit do vašeho zařízení (počítače, mobilního telefonu nebo tabletu) a jehož účelem je shromažďovat informace a o vaší navigaci na webové rozhraní a poskytovat vám služby přizpůsobené vašemu zařízení (počítači, mobilnímu telefonu nebo tabletu)

Soubory cookies spravuje váš internetový prohlížeč. Uložené informace o příslušném souboru cookies může načítat nebo upravovat pouze jejich vydavatel.

Soubor cookies umožňuje identifikovat zařízení, ve kterém je uložen buď na stanovenou dobu jeho platnosti anebo v okamžiku jeho stažení. nemá však přístup k vašim osobním identifikačním údajům.

Jaké druhy souborů požíváme na našich internetových stránkách

Nezbytné cookies – jsou nezbytné pro správnou funkci webových stránek tj. pro vyhledávání informací na naší webové stránce a pro přístup k našim produktům a službám. Nezbytné cookies vás umožňují rozpoznat (aniž by ovšem získaly vaše osobní identifikační údaje), zaregistrovat vaši návštěvu na příslušné webové stránce a vylepšit vaše uživatelské prostředí: přizpůsobit prezentaci stránky vašim preferencím zobrazení (preferovaný jazyk, nastavení zobrazení), zapamatovat si vaše uživatelská hesla a další informace, které jste na stránce uvedli v přiloženém formuláři. Nezbytné cookies rovněž umožňují nastavit ve vašem zařízení bezpečné vyhledávání. Nezbytné cookies nelze deaktivovat nebo změnit jejich parametry. V opačném případě by vám byl přístup webovou stránkou a/nebo službám znemožněn.

Analytické cookies – viz tabulka Seznam používaných cookies

Marketingové cookies – viz tabulka Seznam používaných cookies

Ostatní cookies – viz tabulka Seznam používaných cookies

Cookies „sociálních sítí“

• Facebook
• Twitter
• YouTube & Google

Doba zpracování cookies

Doba zpracování jednotlivých typů cookies, resp. jejich expirace se liší a v čase mění. Je uvedena viz tabulka Seznam používaných cookies

Práva subjektu údajů

Parametry cookies, které používáme na našich webových stránkách leze nastavit dvěma způsoby:

a) pomocí nástroje pro správu souboru cookies, který je k dispozici na naší webové stránce a/nebo

b) pomocí nastavení vašeho internetového prohlížeče

Máte totiž možnost kdykoliv jeden nebo všechny soubory cookies vymazat, a to s pomocí mechanizmu nastavených parametrů cookies (tlačítka aktivovat nebo dezaktivovat) umístěných na oznamovací liště v rubrice „více informací o parametrech cookies“ s výjimkou technických cookies, souborů, které jsou pro fungování internetové stránky, jak bylo uvedeno výše, nezbytné.

Odmítnutí souboru cookies prostřednictvím softwaru prohlížeče

Jeden nebo všechny soubory cookies leze kdykoliv dezaktivovat. Parametry vašeho prohlížeče mohou být také nastaveny tak, aby vás jejich vydavatel informoval, jaké soubory cookies vaše zařízení obsahuje a zeptal se vás, zda je povolujete či odmítáte (některé z nich nebo všechny najednou). Zrušením všech cookies vám znemožní prohlížení našich stránek za obvyklých podmínek, s výjimkou několika základních funkcí.

Odmítnutí souboru cookies statistika

Na naší internetové stránce spravuje cookies statistika společnost Google Analytics. Pokud si nepřejete, aby naše internetová stránka registrovala cookies uložené ve vašem prohlížeči za účelem statistiky, můžete kliknout na odkaz dezaktivovat, který ve vašem prohlížeči uloží soubor cookie, jehož jediným účelem bude jej dezaktivovat. Klikněte zde pro odmítnutí cookies statistika.

Odmítnutí souboru cookies používaný jednou ze sociálních sítí

Pokud si nepřejete, aby naše internetová stránka registrovala cookies uložené za tímto účelem ve vašem prohlížeči, můžete kliknout na odkazy dezaktivace. které ve vašem prohlížeči uloží soubor cookies, jehož jediným účelem bude neutralizovat používání jiných cookies od stejného vydavatele. Zablokování těchto cookies zabrání jakékoli interakci s jednou nebo všemi sociálními sítěmi.

Facebook: https://www.facebook.com

Twitter: https://twitter.com

YouTube & Google: https://www.google.com

5. Popis práv subjektů údajů

Jako subjekt údajů (fyzická osoba, o níž jsou údaje zpracovávány) máte k vašim osobním údajům tato práva:

6. Způsob výkonu práv

Pokud budete chtít uplatnit některé z těchto práv, můžete si podat žádost tímto způsobem:

Žádost lze podat na sekretariátu společnost, kde bude ověřena vaše totožnost podle občanského průkazu nebo pasu a sdělen termín vyřízení. Bez ověření totožnosti není možné žádost přijmout.

K datu vyřízení vám zde bude po opětovném ověření totožnosti předáno písemné Vyrozumění o výsledku žádosti a související materiály.

Za požadavek na více než jednu kopii jsme oprávněni účtovat poplatek odpovídající administrativním nákladům.

Úkony spojené s výkonem práv subjektů údajů jsou činěny bezplatně.

Jsou-li však žádosti shledány jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že se opakují, pak můžeme:

a) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady
b) odmítnout žádosti vyhovět.

Chcete-li podat žádost elektronicky:

a) zašlete ji e-mailem na adresu sekretariat@kastt.cz s platným elektronickým podpisem, bez tohoto potvrzení totožnosti nemůže být uznána.
b) Nebo zašlete z vaší datové schránky do datové schránky crmfamx.

Uveďte do ní:

1) Identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození
2) O výkon, jakého práva žádáte – viz kapitola Popis práv subjektů údajů
3) Upřesnění žádosti – např. v případě opravy údajů
4) Telefon – pro případná upřesnění a domluvu na dalším postupu

V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.